11 công cụ Hộp thư đến chia sẻ tốt nhất giúp quản lý email nhóm (2024)

Mục lục

Tại MuaHosting.com, MuaHosting.com quản lý rất nhiều email của khách hàng và nhóm trên nhiều dự án và website khác nhau. Trong quá trình này, MuaHosting.com đã thử nhiều công cụ hộp thư đến được chia sẻ để tìm ra công cụ tốt nhất cho chính mình và các doanh nghiệp nhỏ nói chung.

Việc theo dõi thông tin liên lạc của nhóm bạn có thể thực sự là một vấn đề đau đầu. Với rất nhiều công cụ hộp thư đến dùng chung, việc lựa chọn công cụ phù hợp có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp.

Đó là lý do tại sao MuaHosting.com đã dành thời gian để thử nghiệm tất cả các công cụ hộp thư đến chia sẻ phổ biến và chú ý đến các yếu tố như giá cả, tính dễ sử dụng và các tính năng chính.

Trong bài viết này, MuaHosting.com sẽ giới thiệu cho bạn những công cụ hộp thư đến dùng chung hàng đầu để quản lý email của nhóm và khách hàng một cách dễ dàng.

Công cụ hộp thư đến được chia sẻ tốt nhất

Công cụ hộp thư đến được chia sẻ tốt nhất: Lựa chọn hàng đầu của MuaHosting.com

🥇Giải nhất

Logo GrooveHQ

rãnh

Giá cả: $16/người dùng/tháng đến $56/người dùng/tháng

Tốt nhất cho: Giao tiếp toàn diện trong nhóm

Các tính năng chính: Tích hợp email dễ dàng, tự động hóa quy trình làm việc và nhiệm vụ, ghi chú nội bộ

Đọc thêm

🥈Giải nhì

Logo Hộp thư đến anh hùng

Hộp thư đến anh hùng

Giá cả: mái nhà $199,50/năm $499,50/năm

Tốt nhất cho: Hỗ trợ khách hàng trên các website WordPress

Các tính năng chính: Tích hợp WordPress, số lượng vé và người dùng không giới hạn, lịch sử vé khách hàng có thể xem được

Đọc thêm

🥉 Vị trí thứ ba

Logo HubSpot

HubSpot

Giá cả: $15/người dùng/tháng đến $4.000/tháng

Tốt nhất cho: Quản trị quan hệ khách hàng

Các tính năng chính: 5.000 đoạn trích và mẫu email được đóng hộp, phân tích email, chế độ xem hộp thư đến custom

Đọc thêm

Cách MuaHosting.com kiểm tra và đánh giá phần mềm Shared Inbox

Bạn cảm thấy choáng ngợp trước hàng núi email của nhóm? Phần mềm hộp thư đến dùng chung có thể là giải pháp của bạn. Nó giống như một vị trí trung tâm nơi nhóm của bạn có thể cùng nhau làm việc để quản lý tất cả các email đến một cách hiệu quả.

Để tìm ra giải pháp hộp thư đến được chia sẻ tốt nhất cho bạn, MuaHosting.com tập trung vào những gì quan trọng nhất đối với chủ doanh nghiệp. Chúng tôi đã xem xét kỹ hơn các tính năng bổ sung lạ mắt và tập trung vào các tính năng chính mà bạn cần.

Ví dụ: tự động hóa là yếu tố thay đổi cuộc chơi. Chuyên gia AI Rohit Gupta, CEO của Thính phòng.AIgiải thích:

Với quy trình làm việc tự động, email sẽ được chuyển đến các thành viên nhóm hoặc bộ phận phù hợp dựa trên các quy tắc và tiêu chí được xác định trước. Sự đổi mới này hợp lý hóa quy trình và giảm nguy cơ thư bị thất lạc hoặc bị bỏ sót trong hộp thư đến chung.

Rohit Gupta, Giám đốc điều hành của Auditoria.AIRohit Gupta, Giám đốc điều hành của Auditoria.AI

Chúng tôi cũng sử dụng một số công cụ này cho các dự án khác nhau nên MuaHosting.com biết chúng hoạt động tốt. Những lựa chọn khác là những lựa chọn phổ biến mà MuaHosting.com đã kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo chúng mang lại hiệu quả. Chúng tôi sẽ không recommend một công cụ mà chính MuaHosting.com cũng không sử dụng.

Cuối cùng, MuaHosting.com đã xem xét các đánh giá và lời chứng thực của người dùng để hiểu mức độ hiệu quả, đáng tin cậy và tối ưu với người dùng của các giải pháp hộp thư đến chung này trong các tình huống thực tế.

Tại sao nên tin tưởng MuaHosting.com?

Chúng tôi đã giúp đỡ mọi người về WordPress, cửa hàng trực tuyến và hoạt động marketing trong hơn 16 năm. Chúng tôi không chỉ tin lời ai đó; MuaHosting.com tự kiểm tra kỹ lưỡng mọi công cụ và plugin trên các website thực.

Bạn muốn biết MuaHosting.com làm thế nào? Hãy xem quy trình biên tập của MuaHosting.com.

1. Rãnh

Groove, phần mềm hộp thư đến chia sẻ

Đối với các doanh nghiệp nhỏ muốn sử dụng hộp thư đến cộng tác, Groove nổi bật là phần mềm hộp thư đến chia sẻ tốt nhất. Thật dễ dàng để thiết lập, tối ưu với người dùng và mang lại giá trị tuyệt vời cho số tiền bạn bỏ ra.

Groove tích hợp liền mạch với các ứng dụng email phổ biến như Gmail (Google Workspace), Outlook và Office 365. Quá trình kết nối chỉ mất vài phút và Groove sẽ xử lý việc nhập tất cả thư hiện có của bạn.

Để tìm hiểu cách thiết lập Gmail với Groove, bạn có thể đọc bài viết của MuaHosting.com về cách thiết lập hộp thư đến Gmail dùng chung trong WordPress.

Kết nối hộp thư đến Gmail với Groove

Một trong những điểm mạnh của Groove là quyền truy cập linh hoạt và vai trò đồng đội. Chúng tôi đã sử dụng tính năng này để tạo các hộp thư riêng biệt cho các chức năng khác nhau trong dự án của mình, như marketing và hỗ trợ khách hàng.

Bằng cách này, các thành viên trong nhóm chỉ thấy các email liên quan đến vai trò của họ, giúp mọi thứ được ngăn nắp và hiệu quả.

Một tính năng khác mà MuaHosting.com thích là các phản hồi đóng hộp, có sẵn trong mọi gói. Bạn có thể tạo các phản hồi được viết sẵn cho các câu hỏi thường gặp của khách hàng, giúp nhóm của bạn tiết kiệm thời gian quý báu.

Ngoài ra, các tính năng tự động hóa như trình xây dựng quy tắc (để tự động phân loại email) và phân công email theo vòng tròn (để phân phối đều các tin nhắn đến) có thể hợp lý hóa việc quản lý email của bạn hơn nữa.

Ưu điểm của Groove:

  • Phát hiện va chạm: Ngăn chặn đồng đội trả lời cùng một email cùng lúc.
  • Ghi chú nội bộ: Cho phép các thành viên trong nhóm thảo luận riêng về tương tác với khách hàng trong email.
  • Báo cáo và phân tích chuyên sâu: Cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về hiệu suất của nhóm bạn, bao gồm thời gian phản hồi email đầu tiên và thời gian giải quyết trung bình.
  • Thư mục và tag thông minh: Tổ chức các cuộc trò chuyện với khách hàng một cách hiệu quả cho nhóm của bạn.
  • Hỗ trợ khách hàng đa kênh: Ngoài email, bạn có thể sử dụng Groove để trợ giúp khách hàng thông qua trò chuyện trực tiếp, mạng xã hội và cơ sở kiến ​​thức tự phục vụ.

Nhược điểm của Groove:

  • Tính năng AI hạn chế: Các chức năng AI nâng cao (như cảm tính AI để tóm tắt các chuỗi email dài thành dấu đầu dòng) chỉ khả dụng ở các gói cấp cao hơn.

Giá cả: Giá của Groove bắt đầu từ $16/người dùng mỗi tháng (với giới hạn 25 người dùng) và tăng lên tới $56/người dùng mỗi tháng. Có sẵn bản dùng thử miễn phí mà không cần tag credit, vì vậy bạn có thể dùng thử trước khi cam kết. Các gói cao hơn cung cấp nhiều tài khoản hộp thư đến chung hơn và hỗ trợ ưu tiên hơn.

Tại sao MuaHosting.com chọn Groove: Tính hợp lý về giá cả, dễ sử dụng và các tính năng cộng tác mạnh mẽ của Groove khiến nó trở thành giải pháp hoàn hảo cho các doanh nghiệp nhỏ muốn cải thiện giao tiếp với khách hàng, hợp lý hóa quy trình làm việc của nhóm và cuối cùng là nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Để biết thêm thông tin, hãy xem bài đánh giá Groove đầy đủ của MuaHosting.com.

2. Hộp thư đến anh hùng

Hộp thư đến anh hùng

Bạn đang chạy một website WordPress? Vậy thì Heroic Inbox là giải pháp hộp thư đến được chia sẻ tốt nhất dành cho bạn. Plugin hỗ trợ này kết nối liền mạch website WordPress của bạn với tài khoản email của bạn. Theo cách này, bạn có thể quản lý hộp thư đến hỗ trợ khách hàng trực tiếp từ khu vực quản trị WordPress của mình.

Phải thừa nhận rằng, việc thiết lập Heroic Inbox có thể không dễ dàng như một số option khác. Tuy nhiên, không nhiều plugin cung cấp mức độ tích hợp WordPress này, khiến nó trở thành lựa chọn thuận tiện cho những chủ sở hữu website thích nền tảng tập trung.

Plugin WordPress quản lý email Hộp thư đến Heroic của HeroTheme

Một lợi ích khác là tích hợp WooC Commerce. Khi tương tác với khách hàng, bạn có thể xem các giao dịch mua trước đây của họ trong giao diện Hộp thư đến Heroic. Điều này cung cấp bối cảnh có giá trị để giải quyết các thắc mắc và cung cấp hỗ trợ được cá nhân hóa.

Ngoài ra, Heroic Inbox còn sẵn sàng dịch thuật, khiến nó trở thành một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp phục vụ khách hàng quốc tế.

Ưu điểm của Heroic Inbox:

  • Số lượng vé và người dùng không giới hạn: Quản lý bất kỳ số lượng yêu cầu nào của khách hàng và hỗ trợ các thành viên trong nhóm mà không bị hạn chế.
  • Lịch sử vé: Xem lại lịch sử tin nhắn trước đây của từng khách hàng để hiểu nhu cầu của họ và theo dõi các vấn đề thường gặp. Điều này cũng có thể hữu ích cho việc liên lạc sau đó.
  • Thẻ email cho tổ chức: Tạo tag custom để phân loại và sắp xếp phiếu hỗ trợ của bạn nhằm quản lý hiệu quả.
  • Bản thảo trả lời: Cải thiện tinh thần đồng đội bằng cách tạo các câu trả lời nháp để xem xét và phê duyệt trước khi gửi cho khách hàng.
  • Tập tin đính kèm: Cho phép khách hàng đính kèm file vào phiếu hỗ trợ để giao tiếp rõ ràng và tải file đính kèm trực tiếp trong WordPress.

Nhược điểm của Heroic Inbox:

  • Các tính năng hạn chế trong plan đầu vào: Gói cơ bản của Heroic Inbox thiếu các tính năng thường thấy trong các gói đầu vào của các giải pháp khác (như phát hiện xung đột, thảo luận nội bộ và mẫu email đã lưu).

Giá cả: Heroic Inbox có giá khởi điểm là 199,50 đô la một năm và có thể tăng lên đến 499,50 đô la một năm. Không giống như một số đối thủ cạnh tranh, nó cung cấp một mức phí cố định mà không có giá cho mỗi người dùng, có thể tiết kiệm chi phí. Các gói cao hơn đi kèm với các option hỗ trợ cao cấp.

Để có giá trị tốt nhất, MuaHosting.com khuyên bạn nên mua Heroic Bundle, bao gồm Heroic Inbox và Heroic KB, một plugin cơ sở kiến ​​thức mạnh mẽ. Giá dao động trong khoảng từ $299,50 mỗi năm đến $849,50 mỗi năm.

Tại sao MuaHosting.com chọn Hộp thư đến anh hùng: Khả năng tích hợp liền mạch của plugin với WordPress, số lượng vé và người dùng không giới hạn cũng như khả năng tương thích với WooC Commerce khiến nó trở thành một lựa chọn hấp dẫn cho các doanh nghiệp do WordPress điều hành.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, bạn có thể xem bài đánh giá HeroThemes của MuaHosting.com.

3. HubSpot

Dịch vụ hộp thư đến chia sẻ của HubSpot

Bạn có quản lý tương tác với khách hàng qua nhiều giai đoạn khác nhau, từ thu hút khách hàng tiềm năng đến nuôi dưỡng khách hàng hiện tại và cung cấp hỗ trợ liên tục không? Nếu vậy, HubSpot có thể là giải pháp hộp thư đến chia sẻ hoàn hảo dành cho bạn.

HubSpot là một công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) nổi tiếng. Tính năng email nhóm có sẵn trên các nền tảng Tiếp thị, Bán hàng và Trung tâm dịch vụ của họ.

Bên cạnh hộp thư đến chung, bạn cũng sẽ nhận được các tính năng như theo dõi trả lời email, báo cáo về hiệu suất email và chế độ xem hộp thư đến có thể custom. Những công cụ này giúp bạn có được thông tin chi tiết có giá trị về giao tiếp qua email và tối ưu hóa quy trình làm việc của nhóm.

Một điều MuaHosting.com rất ấn tượng là số lượng lớn các mẫu email và đoạn code đóng hộp của HubSpot, mỗi mẫu lên tới 5.000 mẫu. Điều này cho phép bạn tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng lại content viết sẵn cho các tin nhắn thông thường.

Ưu điểm của HubSpot:

  • CRM mạnh mẽ: Quản lý hỗ trợ khách hàng, tiếp cận bán hàng và các campaign marketing, tất cả trong một nền tảng.
  • Mẫu email có thể mở rộng: Tạo tới 5.000 đoạn code soạn sẵn và mẫu email để liên lạc hiệu quả.
  • Thông tin chi tiết về hiệu suất email: Thu thập dữ liệu có giá trị về tình trạng email để xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
  • Quy trình làm việc tự động: Bên cạnh việc tự động định tuyến các cuộc hội thoại, bạn cũng có thể thiết lập trình kích hoạt phản hồi email tự động cho hoạt động marketing hoặc bán hàng.
  • Tự động hóa hộp thư đến được kết nối: Khi được kết nối với HubSpot, nền tảng này sẽ sử dụng AI để tự động thu thập danh bạ của bạn, quản lý chúng và recommend hành động dựa trên content email.

Nhược điểm của HubSpot:

  • Quản lý SLA hạn chế: Tương tự như các giải pháp khác, quản lý SLA (thỏa thuận mức dịch vụ) chỉ khả dụng trong các gói cao cấp hơn. Tuy nhiên, với HubSpot, bạn sẽ cần nâng cấp từ gói 15 đô la/người dùng/tháng lên gói đắt hơn đáng kể là 1.080 đô la/tháng.

Giá cả: HubSpot cung cấp gói miễn phí với các tính năng hạn chế. Các gói Nền tảng khách hàng trả phí dao động từ $15/người dùng mỗi tháng đến $4.000 mỗi tháng. Các gói này bao gồm quyền truy cập vào Trung tâm Tiếp thị, Bán hàng, Dịch vụ, Nội dung, Hoạt động và Thương mại.

Mặc dù về mặt kỹ thuật, bạn có thể xây dựng gói custom để chỉ bao gồm Trung tâm marketing, bán hàng và dịch vụ cho chức năng hộp thư đến của nhóm, nhưng MuaHosting.com nhận thấy giá cao hơn so với các gói đóng gói sẵn.

Tại sao MuaHosting.com chọn HubSpot: Các công cụ CRM, chức năng email mở rộng, khả năng tự động hóa và các tính năng được hỗ trợ bởi AI khiến nó trở thành ứng cử viên nặng ký cho các doanh nghiệp muốn quản lý tất cả tương tác của khách hàng trong một nền tảng tập trung.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về nó trong bài đánh giá HubSpot đầy đủ của MuaHosting.com.

Lời khuyên của chuyên gia: Bạn không thích HubSpot? Kiểm tra danh sách các lựa chọn thay thế HubSpot tốt nhất của MuaHosting.com để tìm công cụ CRM tốt nhất cho nhu cầu của bạn.

4. Bàn trợ giúp

Trang web HelpDesk

HelpDesk là nền tảng dịch vụ khách hàng có hệ thống mạnh mẽ để xử lý tất cả email hỗ trợ của bạn ở một nơi.

Đây là cách thức hoạt động: mọi email từ khách hàng đều trở thành một ticket. Sau đó, bạn có thể dễ dàng đánh dấu các ticket này là quan trọng hay không quá khẩn cấp, thêm tag để sắp xếp mọi thứ và chỉ định chúng cho các thành viên nhóm hoặc người theo dõi cụ thể, những người sẽ tham gia vào cuộc trò chuyện.

Để tiết kiệm thời gian trả lời các câu hỏi thường gặp, HelpDesk cho phép bạn tạo mẫu email custom của riêng mình. Thậm chí còn có trình tạo trực quan giúp việc tạo các phản hồi đóng hộp này trở nên dễ dàng.

Nếu bạn muốn custom HelpDesk theo nhu cầu kinh doanh của mình, thì bạn có thể thêm các custom field vào phiếu yêu cầu. Ví dụ, bạn có thể tạo một trường cho ‘Số đơn hàng’ để nhóm của bạn có thể dễ dàng tìm thấy thông tin chi tiết về giao dịch mua của khách hàng có liên quan mà không cần phải tìm kiếm qua email.

Ưu điểm của HelpDesk:

  • Hoàn hảo cho các nhóm hỗ trợ khách hàng: Các tính năng như đánh dấu mức độ ưu tiên, gắn tag cuộc trò chuyện của khách hàng, phân công đồng đội và thêm người theo dõi vào phiếu giúp nhóm của bạn dễ dàng làm việc cùng nhau.
  • Tính năng làm việc nhóm: Thêm ghi chú hoặc đề cập riêng tư để thu hút các thành viên khác trong nhóm có thể trợ giúp, đảm bảo mọi người đều có thông tin họ cần.
  • Tự động hóa cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại: Thiết lập định tuyến nhiệm vụ và quy trình công việc tự động để tăng tốc độ xử lý phiếu yêu cầu.
  • Phân tích hiệu suất: Nhận báo cáo theo thời gian thực hiển thị cho bạn các số liệu như thời gian nào trong ngày bạn nhận được nhiều email nhất, thời gian giải quyết vấn đề là bao lâu và nhóm của bạn phản hồi khách hàng nhanh như thế nào.
  • Địa chỉ email trả lời của nhóm: Tạo các bí danh email doanh nghiệp chuyên nghiệp cho các thư gửi đi như sales@business.com hoặc marketing@business.com.

Nhược điểm của HelpDesk:

  • Giá cả phù hợp với mọi kích thước: HelpDesk chỉ có một gói tiêu chuẩn. Nếu bạn cần nhiều người dùng hơn số lượng được bao gồm, thì bạn sẽ cần phải có báo giá custom, có thể tốn kém đối với các doanh nghiệp nhỏ.

Giá cả: HelpDesk có giá khởi điểm là 29 đô la/người dùng/tháng. Nó cũng được quản lý bởi cùng một công ty như LiveChat và ChatBot, vì vậy bạn có thể thêm trò chuyện trực tiếp và chatbot để mở rộng ra ngoài giao tiếp qua email.

Tại sao MuaHosting.com chọn HelpDesk: Chúng tôi chọn HelpDesk vì hệ thống ticket tối ưu với người dùng và các tính năng được thiết kế dành riêng cho nhóm dịch vụ khách hàng. Với trọng tâm là làm việc nhóm, tự động hóa và báo cáo hữu ích, HelpDesk có thể giúp bạn nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

5. Trợ giúp trinh sát

Hộp thư chia sẻ của Scout

Làm việc cùng nhau trên email thật đơn giản với Help Scout. Bạn có thể chỉ định các cuộc trò chuyện cho các thành viên nhóm cụ thể, để lại ghi chú riêng tư để nhóm của bạn xem và thậm chí kiểm tra xem có ai khác đang làm việc trên phiếu yêu cầu để tránh trùng lặp công việc.

Nếu có nền tảng kiến ​​thức thì bạn có thể dễ dàng tra cứu ngay trong hộp thư đến của mình để gửi content hữu ích cho khách hàng. Bằng cách này, bạn sẽ không phải chuyển đổi tab.

Help Scout cũng cho phép bạn đưa người dùng từ các phòng ban khác, chẳng hạn như phòng thanh toán hoặc bán hàng, vào danh sách “người dùng ít”. Bạn có thể thêm họ vào các cuộc trò chuyện để họ biết được các vấn đề có liên quan và khách hàng có thể nhận được sự trợ giúp từ đúng người.

Ưu điểm của Help Scout:

  • Cải thiện quy trình làm việc: Sử dụng tính năng Báo lại để tạm thời đặt các cuộc trò chuyện sang một bên và đưa chúng trở lại đầu hộp thư đến của bạn vào ngày và giờ được chỉ định.
  • Bối cảnh khách hàng: Xem tất cả thông tin và tương tác trước đây của khách hàng trong sidebar tiện dụng. Bạn thậm chí có thể cập nhật thông tin này khi cần thiết.
  • Truyền thông đa kênh: Help Scout không chỉ cung cấp email mà còn tích hợp trò chuyện trực tiếp, phương tiện truyền thông xã hội và giao tiếp qua SMS (thông qua tích hợp của bên thứ ba).

Nhược điểm của Help Scout:

  • Không phải là khả năng mở rộng nhất cho các doanh nghiệp lớn: Help Scout rất tuyệt vời khi MuaHosting.com sử dụng trong vài năm đầu, nhưng nó không thể hỗ trợ sự phát triển của MuaHosting.com.

Tại sao MuaHosting.com chọn Help Scout: Mặc dù đây không còn là lựa chọn hàng đầu cho hoạt động kinh doanh của MuaHosting.com nhưng MuaHosting.com tin rằng Help Scout có thể là một nền tảng có giá trị cho một số nhóm. Các tính năng của hộp thư đến chung có thể giúp bạn và nhóm của bạn luôn ngăn nắp và luôn cập nhật mọi thông tin liên lạc với khách hàng của bạn.

6. Gmelius

Gmelius, công cụ hộp thư đến chung cho Gmail

Gmelius là giải pháp hộp thư đến chia sẻ dành riêng cho Gmail. Trong quá trình thiết lập, bạn có thể chọn trọng tâm của mình: ‘Tiêu điểm hộp thư đến’ để hợp lý hóa các email đến bằng tính năng tự động hóa hoặc ‘Tập trung tiếp cận’ để thúc đẩy các nỗ lực gửi email đi của bạn.

Bạn có thể kết nối Gmelius với tài khoản Gmail hiện tại của mình, chuyển đổi email Google Group thành hộp thư đến cộng tác hoặc thậm chí kết nối bí danh email. Bản thân giao diện rất giống Gmail, khiến nó trở nên hoàn hảo cho những người quen thuộc với nền tảng email của Google.

Sức mạnh thực sự của Gmelius nằm ở các option custom của nó. Bạn có thể tạo chế độ xem custom dựa trên các thành viên nhóm được chỉ định, tag email hoặc các tiêu chí khác.

Ngoài ra, các quy tắc và mẫu tự động hóa giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc của mình. Ví dụ: bạn có thể thiết lập trả lời tự động, chỉ định email dựa trên content hoặc thậm chí nhận thông báo về SLA bị vi phạm để hợp lý hóa việc quản lý email của nhóm bạn.

Ưu điểm của Gmelius:

  • Giao diện quen thuộc: Gmelius giống như một extension của Gmail, giúp người dùng Gmail hiện tại dễ dàng tìm hiểu và sử dụng.
  • Các tính năng hộp thư đến mạnh mẽ: Tự động hóa các tác vụ hộp thư đến khác nhau như gán email, di chuyển email dựa trên trạng thái, gắn tag dựa trên keyword, thiết lập trả lời tự động và nhận cảnh báo vi phạm SLA.
  • Thư viện mẫu toàn diện: Truy cập thư viện rộng lớn gồm các mẫu email dựng sẵn được phân loại theo bộ phận (như tài khoản phải trả và dịch vụ khách hàng) để tiết kiệm thời gian và tạo thông điệp nhất quán.
  • Tích hợp Google Meet và Zoom: Điều này có thể hữu ích cho các tình huống như lên lịch cuộc gọi video tiếp theo trực tiếp từ chuỗi email với khách hàng hoặc thành viên nhóm.

Nhược điểm của Gmelius:

  • Tích hợp hạn chế: So với các option khác trong danh sách này, Gmelius cung cấp phạm vi tích hợp bên thứ ba nhỏ hơn.

Giá cả: Gmelius bắt đầu ở mức 24 đô la/người dùng mỗi tháng và tăng lên đến 36 đô la/người dùng mỗi tháng. Có bản dùng thử miễn phí 7 ngày. Nâng cấp lên gói cao hơn sẽ mở khóa các lợi ích như cửa sổ báo cáo 12 tháng, nhiệm vụ và danh bạ không giới hạn và thiết lập giờ làm việc.

Tại sao MuaHosting.com chọn Gmelius: Giao diện giống Gmail quen thuộc giúp Gmelius dễ sử dụng. Thêm vào đó, khả năng tự động hóa mở rộng và các công cụ cộng tác có thể giúp quản lý block lượng công việc của bạn tốt hơn.

7. Bàn làm việc mới

Giải pháp hộp thư đến dùng chung của Freshdesk

Cũng giống như HelpDesk, Freshdesk chuyển tin nhắn từ email, trò chuyện trên website qua điện thoại và nhiều content khác thành phiếu yêu cầu để nhóm của bạn quản lý.

Ngay khi có yêu cầu mới đến, Bộ phận gửi yêu cầu của Freshdesk có thể tự động gửi yêu cầu đó đến thành viên nhóm phù hợp nhất dựa trên quy tắc của bạn. Điều này đảm bảo khách hàng của bạn nhận được sự trợ giúp từ đúng người một cách nhanh chóng.

Nếu bạn nhận được gói cấp cao hơn, bạn có thể sử dụng trợ lý Freddy AI để hỗ trợ thêm cho nhóm của mình. Nó có thể tóm tắt tin nhắn của khách hàng, recommend cách diễn đạt lại mọi thứ để nghe hay hơn và thậm chí giúp bạn phân tích xu hướng trong cuộc trò chuyện của mình.

Ưu điểm của Freshdesk:

  • Bảng thống kê tối ưu với người dùng: Xem nhanh tất cả các cuộc trò chuyện đang diễn ra của bạn, bao gồm cả những cuộc trò chuyện đang chờ phản hồi của khách hàng, những cuộc trò chuyện đang chờ nhóm của bạn và đã được giải quyết.
  • Hộp thư đến được sắp xếp: Tạo các trường, trạng thái và chế độ xem custom để giữ cho yêu cầu của bạn luôn gọn gàng và dễ dàng tìm thấy cho nhóm của bạn.
  • Tự động leo thang: Thiết lập các quy tắc để tự động tăng mức độ ưu tiên của yêu cầu. Ví dụ: nếu khách hàng chưa phản hồi về vấn đề thanh toán, bạn có thể chuyển yêu cầu đó cho người khác có khả năng xử lý tình huống tốt hơn.
  • Ngày trôi qua: Freshdesk cho phép bạn nhanh chóng thêm các đại diện tạm thời mới với toàn quyền truy cập nhưng chỉ trong ngày đó, hoàn hảo cho những dịp như sự kiện bán hàng.

Nhược điểm của Freshdesk:

  • Vấn đề hiệu năng: Dựa trên trải nghiệm của MuaHosting.com và đánh giá của người dùng, Freshdesk đôi khi có thể hơi chậm.

Giá cả: Freshdesk cung cấp gói miễn phí cho tối đa 10 đại lý. Các gói trả phí bắt đầu ở mức 15 USD/người dùng mỗi tháng và tăng lên 79 USD/người dùng mỗi tháng. Nâng cấp giúp bạn có quyền truy cập vào thị trường gồm hơn 1000 ứng dụng, nhiều option báo cáo hơn và nhiều tính năng tự động hóa hơn.

Tại sao MuaHosting.com chọn Freshdesk: Freshdesk giúp nhóm của bạn dễ dàng cộng tác và giải quyết các thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng. Gói miễn phí và các mức trả phí phải chăng cũng khiến gói này trở thành lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, ngay cả khi đó không phải là giải pháp nhanh nhất.

8. Thư

Công cụ hộp thư chung, Missive

Khi MuaHosting.com dùng thử Missive, ấn tượng đầu tiên của MuaHosting.com là giao diện tối giản. Bên cạnh khu vực chính nơi bạn đọc và trả lời email, còn có một sidebar hiển thị các folder hộp thư đến của bạn, cùng với option tạo folder mới để quản lý email có tổ chức.

Công cụ hộp thư đến được chia sẻ này cũng cung cấp các quy tắc custom cho cả email đến và đi. Đối với email đến, bạn có thể xác định các quy tắc dựa trên người gửi, người nhận hoặc dòng theme. Các quy tắc này có thể kích hoạt các hành động như thêm ghi chú, tạm dừng thông báo, hợp nhất các cuộc hội thoại, v.v.

Quy tắc email gửi đi cho phép bạn đặt lời nhắc theo dõi, tự động gửi email nếu không nhận được phản hồi trong khung thời gian cụ thể.

Ngoài ra, Missive còn có tính năng trò chuyện nhóm cho phép bạn và nhóm của mình cùng nhau đưa ra ý tưởng trước khi trả lời email.

Ưu điểm của Missive:

  • Quy trình làm việc tự động: Tạo các quy tắc mạnh mẽ cho cả email đến và đi, hợp lý hóa hoạt động liên lạc và theo dõi.
  • Trò chuyện nhóm: Xây dựng khả năng cộng tác nhóm với chức năng trò chuyện tích hợp.
  • Hỗ trợ giờ hành chính trong mọi gói dịch vụ: Quản lý thông báo dựa trên giờ làm việc được xác định trước. Ở nhiều đối thủ cạnh tranh khác, tính năng này thường chỉ khả dụng ở các gói cao cấp hơn.
  • Phản ứng đóng hộp: Tiết kiệm thời gian và đảm bảo giao tiếp nhất quán bằng cách tạo tin nhắn được soạn sẵn để cả cá nhân và nhóm sử dụng.

Nhược điểm của Missive:

  • Có thể quá đơn giản đối với một số người: Mặc dù gọn gàng nhưng cách phối màu xám của giao diện có thể gây khó khăn cho việc phân biệt các phần tử một cách trực quan.
  • Gói Starter giới hạn: Mặc dù có giá phải chăng là 14 đô la/người dùng/tháng so với Groove, gói Starter chỉ giới hạn tối đa 5 người dùng.

Tại sao MuaHosting.com chọn Missive: Nhìn chung, Missive rất phù hợp cho những nhóm đang tìm kiếm cách quản lý email đơn giản nhưng hiệu quả. Ngoài ra, nó còn cung cấp các tính năng thường chỉ có ở các gói cấp cao hơn, như hỗ trợ trong giờ làm việc và trò chuyện nhóm tích hợp sẵn.

9. Mùa đông

Hiver, công cụ hộp thư đến được chia sẻ

Mùa đông là công cụ bổ sung thêm tính năng hộp thư đến chia sẻ trực tiếp vào tài khoản Gmail của bạn. Tất cả những gì bạn cần làm là cài đặt tiện ích mở rộng Hiver Chrome và nó sẽ hoạt động trong Gmail hiện có của bạn. Sau đó, bạn sẽ thấy các tính năng mới như danh sách nhiệm vụ được giao, chi tiết liên hệ của khách hàng và các phân tích hữu ích.

Hiver giúp nhóm của bạn luôn ngăn nắp. Để theo dõi tiến trình một cách dễ dàng, bạn có thể đánh dấu email là mở, đang chờ xử lý hoặc đã đóng. Bạn cũng có thể chỉ định email cho các thành viên nhóm cụ thể, thêm nhãn để sắp xếp tốt hơn và sử dụng nhật ký hoạt động để xem toàn bộ lịch sử email.

Ngoài ra còn có một số công cụ cộng tác nhóm độc đáo. Ví dụ: bạn có thể chia sẻ email một cách an toàn bằng các link cố định đặc biệt. Hoặc, thiết lập quy trình phê duyệt khi khách hàng đưa ra các yêu cầu đặc biệt cần sự phê duyệt của người khác trước khi bạn có thể tiếp tục.

Ưu điểm của Hiver:

  • Hoạt động bên trong Gmail: Quản lý hộp thư đến chung của bạn ngay trong Gmail hiện có, giữ mọi thứ quen thuộc và ngăn nắp.
  • Hỗ trợ đa kênh: Hiver cung cấp các tính năng ngoài email cơ bản, bao gồm chatbot, cơ sở kiến ​​thức và thậm chí cả trò chuyện trực tiếp.
  • Cân bằng tải: Ngăn chặn các thành viên trong nhóm khỏi bị quá tải công việc bằng cách đặt ra giới hạn phân công.
  • Các tính năng AI độc đáo: Hiver có thể recommend mẫu email sử dụng dựa trên email của khách hàng hoặc phát hiện tin nhắn cảm ơn để tự động đóng cuộc trò chuyện.

Nhược điểm của Hiver:

  • Ít tích hợp hơn: Hiver không kết nối với nhiều công cụ khác như một số đối thủ cạnh tranh.

Giá cả: Hiver cung cấp bản dùng thử miễn phí 7 ngày. Các gói trả phí bắt đầu từ 15 đô la/người dùng/tháng cho 10 người dùng và 2 hộp thư và lên đến 79 đô la/người dùng/tháng. Nâng cấp giúp bạn có thêm hộp thư dùng chung.

Tại sao MuaHosting.com chọn Hiver: Tương tự như Gmelius, Hiver được thiết kế để nâng cao Gmail. Tuy nhiên, không giống như Gmelius, bắt chước giao diện Gmail, Hiver tích hợp trực tiếp vào chính Gmail và có giá cả phải chăng hơn. Điều này cho phép bạn quản lý email của mình mà không cần rời khỏi môi trường Gmail.

10. nhóm Google

Giao diện Google Groups

Bạn có ngân sách eo hẹp và cần một cách nhanh chóng để thiết lập hộp thư đến Gmail dùng chung? Bạn có thể thử nhóm Google. Dịch vụ miễn phí này của Google Workspace cho phép bạn tạo một địa chỉ email trung tâm mà toàn bộ nhóm của bạn có thể sử dụng.

Điều quan trọng cần lưu ý là chỉ những người dùng có quyền quản trị viên Google Workspace mới có thể tạo Nhóm. Nếu bạn không chắc chắn về quyền tài khoản của mình, chỉ cần kiểm tra với nhóm quản trị viên của bạn.

Sau khi Nhóm của bạn được tạo, chủ sở hữu hoặc người quản lý có thể kích hoạt các tính năng của Hộp thư đến cộng tác. Điều này cho phép các thành viên trong nhóm quản lý các cuộc hội thoại bằng cách gán email cho các thành viên cụ thể trong nhóm, đánh dấu các cuộc hội thoại là đã giải quyết và sử dụng nhãn để tổ chức tốt hơn.

Ưu điểm của Google Groups:

  • Miễn phí và dễ sử dụng: Không có chi phí liên quan và việc thiết lập rất đơn giản.
  • Các tính năng cộng tác: Bạn có thể chỉ định email, giải quyết các cuộc hội thoại và sử dụng tag để sắp xếp thư của mình.
  • Vai trò và quyền: Xác định rõ ràng các vai trò và quyền truy cập để bảo mật hộp thư đến được chia sẻ của bạn. Bạn có thể quyết định ai có thể xem các cuộc trò chuyện, tham gia vào các cuộc trò chuyện, chấp thuận tin nhắn, v.v.

Nhược điểm của Google Groups:

  • Chức năng hạn chế: Mặc dù Google Groups cung cấp các tính năng cộng tác nhưng chúng không cùng đẳng cấp với các nền tảng hộp thư đến dùng chung khác.

Giá cả: Việc tạo và sử dụng Google Groups hoàn toàn miễn phí cho tất cả người dùng Google Workspace, miễn là bạn có đủ quyền cần thiết để tạo Groups. Các gói Workspace có giá từ 6 đô la/người dùng/tháng đến 18 đô la/người dùng/tháng, với các gói cao hơn cung cấp dung lượng lưu trữ lớn hơn cho mỗi người dùng.

Tại sao MuaHosting.com chọn Google Groups: Google Groups là lựa chọn khởi đầu tuyệt vời cho các nhóm đang tìm kiếm giải pháp miễn phí và đơn giản để tạo hộp thư đến Gmail dùng chung. Tuy nhiên, MuaHosting.com không khuyên bạn nên sử dụng lâu dài vì nó không có khả năng mở rộng như các option khác trong danh sách.

11. Hộp thư dùng chung Outlook

Trang web triển vọng

Bạn và nhóm của bạn đã sử dụng Microsoft 365 và Outlook để duy trì kết nối chưa? Nhóm của bạn có quy mô nhỏ và đang tìm cách đơn giản để cùng nhau làm việc trên email? Vậy hãy thử Hộp thư dùng chung của Outlook tính năng.

Thiết lập hộp thư chia sẻ thật dễ dàng nếu bạn là quản trị viên của tài khoản Microsoft 365. Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một địa chỉ email mới dành riêng cho nhóm của bạn và thêm các thành viên. Nếu bạn không phải là quản trị viên, thì bạn có thể yêu cầu họ tạo một địa chỉ email cho bạn.

Sau khi thiết lập và chạy, Hộp thư dùng chung sẽ hiển thị dưới dạng một folder mới trong Outlook của bạn. Nhóm của bạn có thể nhận email tại địa chỉ dùng chung này và mọi thư bạn gửi từ địa chỉ email này sẽ có vẻ như đến từ nhóm chứ không phải từ bất kỳ người nào.

Ưu điểm của Hộp thư dùng chung Outlook:

  • Thiết lập đơn giản: Hộp thư dùng chung dễ thiết lập và sử dụng vì chúng phù hợp với Outlook hiện tại của bạn.
  • Lịch thi đấu của đội: Lịch được kết nối với Hộp thư dùng chung sẽ tự động hiển thị trên danh sách lịch của mọi người, do đó mọi người đều có thể cập nhật thông tin về các cuộc họp và thời hạn.
  • Quy tắc hộp thư đến: Giống như hộp thư đến của riêng bạn, bạn có thể thiết lập các quy tắc để tự động sắp xếp và quản lý các email đi vào Hộp thư chung.

Nhược điểm của hộp thư dùng chung Outlook:

  • Không dành cho các đội lớn: Hộp thư dùng chung hoạt động tốt nhất cho các nhóm nhỏ hơn. Nếu nhóm của bạn lớn hơn hoặc cần nhiều tính năng cộng tác hơn thì bạn có thể cần một công cụ khác.

Giá cả: Tính năng Hộp thư dùng chung đi kèm với tất cả các gói Microsoft 365 Business, bắt đầu từ 6 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng và tăng lên đến 22 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng. Microsoft 365 cũng cung cấp bản dùng thử miễn phí một tháng.

Tại sao MuaHosting.com chọn Hộp thư dùng chung Outlook: Đối với các nhóm nhỏ đã sử dụng Microsoft 365, Shared Mailbox có thể là một lựa chọn tuyệt vời. Tuy nhiên, nếu nhóm của bạn cần các tính năng nâng cao hơn, bạn có thể muốn khám phá các lựa chọn thay thế khác.

Công cụ hộp thư đến dùng chung nào là tốt nhất cho email nhóm?

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, Groove là công cụ hộp thư đến được chia sẻ tốt nhất để quản lý email nhóm của bạn. Dễ sử dụng, giá cả phải chăng và tích hợp nhiều tính năng giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả. Điều này có nghĩa là khách hàng sẽ hài lòng hơn và quy trình làm việc của nhóm bạn sẽ trôi chảy hơn.

Nếu doanh nghiệp của bạn chạy trên WordPress và bạn phải giải quyết nhiều yêu cầu của khách hàng, thì Heroic Inbox là một ứng cử viên sáng giá. Nó cắm trực tiếp vào dashboard WordPress của bạn, vì vậy bạn có thể quản lý các phiếu hỗ trợ mà không cần rời khỏi môi trường quen thuộc của mình.

Cuối cùng, đối với những doanh nghiệp muốn quản lý tất cả tương tác với khách hàng của mình ở một nơi, thì không đâu khác ngoài HubSpot. Nền tảng này vượt xa các hộp thư đến chia sẻ cơ bản với hệ thống CRM mạnh mẽ.

Hộp thư email được chia sẻ: Câu hỏi thường gặp

Bây giờ chúng ta đã thấy các công cụ hộp thư đến chia sẻ tốt nhất trên thị trường, hãy cùng trả lời một số câu hỏi thường gặp.

Làm thế nào để quản lý hộp thư đến dùng chung trong Gmail?

Có một vài lựa chọn. Google Groups cung cấp giải pháp miễn phí nhưng có các tính năng hạn chế. Để có trải nghiệm tốt hơn, hãy xem xét Groove hoặc Heroic Inbox. Cả hai công cụ đều cung cấp các tính năng như gán email cho thành viên nhóm, đặt quyền và tự động hóa các tác vụ trong giao diện tối ưu với người dùng.

Công cụ hộp thư đến chia sẻ nào là tốt nhất cho hoạt động cộng tác của nhóm doanh nghiệp nhỏ?

Groove, Heroic Inbox, HubSpot và Help Desk là những công cụ hộp thư đến chia sẻ tuyệt vời dành cho doanh nghiệp nhỏ. Các nền tảng này cung cấp các tính năng như định tuyến email tự động, ghi chú nội bộ, gắn tag email và phản hồi soạn trước để giúp việc liên lạc dễ dàng hơn nhiều.

Việc lựa chọn sản phẩm phù hợp nhất phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể và ngân sách của bạn.

Công cụ hộp thư đến dùng chung nào tích hợp tốt nhất với Gmail?

Groove cung cấp quy trình thiết lập Gmail đơn giản. Sau khi kết nối tài khoản của bạn, Groove sẽ nhập email hiện có của bạn một cách liền mạch.

Đối với người dùng muốn cải thiện Gmail của mình, Mùa đông là một lựa chọn tuyệt vời. Nó bổ sung các tính năng trực tiếp trong Gmail, chẳng hạn như phân công nhiệm vụ và lịch sử hoạt động.

Khám phá thêm các công cụ để cộng tác nhóm

Chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn khám phá các công cụ hộp thư đến chung tốt nhất để bạn quản lý email nhóm. Bạn cũng có thể muốn xem danh sách các dịch vụ marketing qua email tốt nhất của MuaHosting.com và những hiểu biết chuyên môn của MuaHosting.com về những gì tạo nên một trang đích có khả năng chuyển đổi cao.

Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Chúng tôi đã thu hẹp lựa chọn của mình xuống các công cụ hộp thư đến được chia sẻ hàng đầu dựa trên mức độ phổ biến và thử nghiệm của MuaHosting.com. Mặc dù có những công cụ khác như Helpwise, Front, Zoho Teaminbox và Outpost, nhưng chúng không phù hợp với tiêu chí của MuaHosting.com về những công cụ tốt nhất.

Nếu bạn thích bài viết này, vui lòng đăng ký theo dõi MuaHosting.com Kênh Youtube cho các video hướng dẫn về WordPress. Bạn cũng có thể tìm thấy MuaHosting.com trên TwitterFacebook.

5/5 - (162 bình chọn)
Facebook
Twitter
LinkedIn
Telegram
Email
Đội Ngũ Biên Tập