Cách thuê trợ lý ảo cho website WordPress của bạn (Lời khuyên của chuyên gia)

Mục lục

Bạn có thắc mắc làm thế nào để thuê trợ lý ảo cho website WordPress của mình không?

Điều hành một doanh nghiệp là rất nhiều công sức. Nhưng nếu bạn không duy trì website WordPress của mình đúng cách, thì bạn có thể thấy traffic và doanh số của mình giảm nhanh chóng. Tin tốt là bạn có thể thuê một trợ lý ảo (VA) để quản lý website cho bạn.

Trong bài viết này, bạn sẽ học cách thuê trợ lý ảo WordPress để có thể tập trung vào các hoạt động quan trọng nhất trong doanh nghiệp của mình.

Làm thế nào để thuê trợ lý ảo cho website WordPress của bạn

Trợ lý ảo là gì?

Trợ lý ảo (VA) là nhà thầu độc lập giúp hỗ trợ doanh nghiệp của bạn từ xa.

Họ xử lý tất cả các công việc lặp đi lặp lại hoặc tốn thời gian mà bạn không có thời gian hoặc cần sự giúp đỡ. Đây có thể là các công việc như lên lịch hẹn, quản lý lịch của bạn hoặc thậm chí là gửi email.

Không giống như quản lý văn phòng hoặc trợ lý điều hành, trợ lý ảo thực hiện công việc hoàn toàn từ xa. Ngoài ra, VA thường được sử dụng cho các nhiệm vụ đơn giản hơn, trong khi trợ lý điều hành được tin tưởng để thực hiện các hoạt động phức tạp hơn đòi hỏi nhiều kinh nghiệm hơn.

Tại sao bạn cần thuê trợ lý ảo cho website WordPress của mình?

Quản lý một website WordPress có nghĩa là chịu trách nhiệm backup website, cập nhật plugin và theme cũng như cập nhật cốt lõi của WordPress.

Nếu bạn không bảo trì website của mình, thì nó có thể có nguy cơ bị hack, ninger hoạt động hoặc thậm chí có thời gian tải chậm. Và điều đó có thể trực tiếp khiến bạn mất người dùng và thậm chí là khách hàng.

Nếu bạn không có thời gian để duy trì website của mình hoặc không biết cách, thì bạn có thể muốn thuê một trợ lý ảo.

Trợ lý ảo của bạn sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ các tác vụ liên quan đến WordPress từ xa. Họ có thể thực hiện nhiều tác vụ khác nhau ngoài bảo trì, chẳng hạn như:

  • Hỗ trợ kỹ thuật: Thực hiện backup WordPress thường xuyên, cập nhật plugin và theme WordPress, tối ưu hóa hiệu suất website, v.v.
  • Quản lý content: Thực hiện cập nhật content cho SEO, lên lịch đăng bài và quản lý comment.
  • Hỗ trợ khách hàng: Trả lời các bài đăng trên blog và comment trên mạng xã hội, tương tác với khán giả và lên lịch hẹn.
  • Hỗ trợ eCommerce: Nếu bạn sở hữu một cửa hàng trực tuyến, thì bạn có thể yêu cầu VA xử lý đơn hàng, quản lý danh sách sản phẩm và giải quyết các yêu cầu của khách hàng. Hoặc họ có thể thực hiện các tác vụ nhập dữ liệu như cập nhật mức tồn kho hoặc giá cả.
  • Thiết kế: Nếu có kỹ năng thiết kế hoặc lập trình, VA có thể thay đổi layout, điều chỉnh kiểu dáng hoặc thậm chí tạo hình ảnh.

VA có thể giúp bạn giảm bớt block lượng công việc để bạn có thể tập trung vào các hoạt động có mức độ ưu tiên cao hơn, mang lại doanh thu cho doanh nghiệp.

Để hiểu rõ hơn, hãy nói rằng thời gian của bạn đáng giá 50 đô la một giờ. Nhiều nhiệm vụ hành chính có thể được thuê ngoài cho VA với giá từ 5 đến 25 đô la một giờ. Do đó, những giờ làm thêm mà bạn lấy lại được sẽ giúp bạn kiếm được nhiều tiền hơn.

Thuê VA có thể là động thái tốt nhất bạn có thể thực hiện trong doanh nghiệp của mình. Với những điều đã nói, đây là cách bạn có thể xây dựng một đội ngũ VA đáng tin cậy.

1. Quyết định những nhiệm vụ nào cần thuê ngoài và ghi lại quy trình của bạn

Điều đầu tiên bạn cần làm là lập danh sách các nhiệm vụ mà bạn muốn trợ lý ảo WordPress của mình thực hiện.

Điều này sẽ giúp bạn lọc VAs chỉ còn những VA phù hợp với nhu cầu của bạn. Như đã đề cập trước đó, có hàng tá nhiệm vụ mà một trợ lý có thể xử lý cho bạn.

Giả sử đây là tất cả các nhiệm vụ bạn hiện đang tự thực hiện, bạn nên ghi lại toàn bộ quy trình và tạo hướng dẫn để họ tuân theo. Có nhiều cách hiệu quả để ghi lại quy trình:

  • Sử dụng Snagit để ghi lại màn hình và ghi lại mọi cú nhấp chuột bạn thực hiện cho mỗi tác vụ.
  • Tạo danh sách kiểm tra hoặc trung tâm tài nguyên trong Notion. Bạn có thể cần bao gồm hướng dẫn, tập lệnh và mẫu để làm theo.

Điều này không chỉ giúp bạn dễ dàng hòa nhập với các thành viên mới trong nhóm mà còn giúp viết mô tả công việc chính xác hơn và tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí này.

Sau đây là ví dụ về giao diện của một trung tâm tài nguyên trên Notion.

SOP trợ lý ảo WordPress

Bạn có thể gắn tag cho từng tài liệu theo loại nhiệm vụ.

Trong mỗi tài liệu, WPBeginner Việt Nam đã đưa vào hướng dẫn từng bước cùng với ảnh chụp màn hình để giúp hướng dẫn VA thực hiện nhiệm vụ.

lỗi nội bộ SOP

2. Viết danh sách việc làm chính xác

Nếu bạn muốn tìm được trợ lý ảo WordPress phù hợp, thì bạn sẽ phải viết một mô tả công việc hấp dẫn để thu hút người có những phẩm chất và kỹ năng mà bạn cần.

Đây là bộ lọc để xác định ứng viên phù hợp. Một bài đăng việc làm trợ lý ảo hiệu quả nên bao gồm:

  • Phạm vi công việc: Phác thảo các nhiệm vụ và trách nhiệm mà VA sẽ xử lý. Bạn nên nêu rõ khả năng sẵn sàng làm việc dự kiến ​​và liệu bạn đang tìm kiếm một vị trí toàn thời gian hay bán thời gian.
  • Những kỹ năng cần thiết: Chỉ rõ các kỹ năng và trình độ bạn đang tìm kiếm. Ngoài ra, hãy liệt kê các công cụ và phần mềm mà VA được mong đợi biết cách sử dụng, chẳng hạn như WordPress CMS.
  • Kinh nghiệm: Hãy nêu mức độ kinh nghiệm mà bạn đang tìm kiếm, cho dù đó là người mới vào nghề hay người có số năm kinh nghiệm cụ thể.
  • Ngân sách: Đặt ngân sách và cho biết bạn muốn trả theo giờ hay theo hợp đồng giá cố định.

Bạn có thể đưa vào càng nhiều chi tiết càng tốt. Ví dụ, đây là hình ảnh một bài đăng tuyển dụng có thể trông như thế nào.

Chi tiết công việc Upwork VA

3. Biết nơi tìm thấy trợ lý ảo hàng đầu

Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và viết xong quảng cáo việc làm, bạn đã sẵn sàng bắt đầu tìm kiếm trợ lý ảo.

Các website làm việc tự do là điểm khởi đầu tuyệt vời để tìm một VA chuyên dụng, đặc biệt là khi bạn có nhu cầu cụ thể trong đầu.

Trong khi bạn có thể đi theo con đường truyền thống là thuê trợ lý ảo thông qua các website việc làm, các nền tảng làm việc tự do có một số lợi ích, chẳng hạn như:

  • Một hệ thống đánh giá để xem họ đã làm việc với khách hàng trước đó như thế nào
  • Thanh toán toàn cầu và lập hóa đơn dễ dàng
  • Tính năng trò chuyện để thảo luận chi tiết về dự án và chia sẻ file
  • Thanh toán được thực hiện thông qua dịch vụ ký quỹ, vì vậy bạn sẽ chỉ trả tiền cho công việc đã hoàn thành

Như đã nói, WPBeginner Việt Nam khuyên bạn nên sử dụng các nền tảng làm việc tự do sau để bắt đầu:

Có thể code hóa

Có thể code hóa

Codeable là một nền tảng làm việc tự do đáng tin cậy về WordPress giúp bạn kết nối với các chuyên gia WordPress. Bạn có thể tìm thấy các chuyên gia trong hầu hết mọi lĩnh vực của WordPress, bao gồm:

  • Phát triển và custom theme và plugin
  • Phát triển eCommerce
  • Phát triển web WordPress custom
  • thiết kế web
  • API và tích hợp
  • Xử lý sự cố và bảo trì
  • Bảo mật và hiệu suất

Về cơ bản, nếu bạn đang gặp rắc rối với khía cạnh kỹ thuật của WordPress và muốn các chuyên gia đủ trình độ xử lý giúp bạn, thì Codeable là một lựa chọn tuyệt vời. Và vì nền tảng này chỉ chấp nhận 2% ứng viên hàng đầu, nên bạn có thể chắc chắn rằng mình đang làm việc với các chuyên gia WordPress lành nghề.

Làm việc

Làm việc

Upwork là một trong những thị trường việc làm tự do lớn nhất hiện nay, với hơn 12 triệu người làm việc tự do đã đăng ký trên nền tảng này.

Không giống như Codeable, bạn có thể tìm thấy trợ lý ảo có nhiều kỹ năng hơn. Điều đó cho phép bạn tìm được những người chuyên nghiệp cho nhiều nhiệm vụ khác nhau ngoài WordPress.

Vì có nhiều người dùng hơn trên nền tảng này nên có nhiều khả năng bạn có thể tìm được một trợ lý ảo phù hợp với ngân sách của mình.

Upwork cũng hiển thị lời chứng thực và điểm thành công trong công việc trên hồ sơ của mỗi người làm việc tự do để bạn có thể xem hồ sơ theo dõi của họ. Trên hết, Upwork cho phép bạn duyệt tài năng, nhắn tin trực tiếp cho họ và thậm chí mời họ nộp đơn.

Mặc dù bạn có thể chọn một website như Fiverr, nhưng nó có thể phù hợp hơn với các dự án thực hiện một lần thay vì một vai trò định kỳ như VA.

Đỉnh cao

đỉnh đầu

Toptal là một nền tảng làm việc tự do nổi tiếng với quy trình sàng lọc nghiêm ngặt, chỉ chấp nhận 3% ứng viên có hồ sơ đạt yêu cầu cao nhất.

Người làm việc tự do phải vượt qua năm bước của quá trình sàng lọc, bao gồm đánh giá toàn diện về tiếng Anh và đánh giá dự án.

Không giống như các nền tảng khác, Toptal có cách tiếp cận custom hơn. Một thành viên trong nhóm sẽ gọi điện cho bạn để thu thập các yêu cầu và sở thích về tài năng. Từ đó, họ sẽ giới thiệu cho bạn người phù hợp với công việc của bạn từ mạng grid tài năng được các chuyên gia thẩm định của họ.

Quy trình ghép đôi được cá nhân hóa này đảm bảo rằng bạn làm việc với các trợ lý ảo có đủ kỹ năng và kinh nghiệm cho các tác vụ WordPress của bạn. Và nó giúp bạn không phải sàng lọc hàng nghìn bản lý lịch và tự mình điều phối các cuộc phỏng vấn.

Toptal thậm chí còn có một tính năng lập hóa đơn và theo dõi thời gian chuyên dụng được gọi là TopTracker. Với dịch vụ này, bạn có thể dễ dàng theo dõi giờ làm việc và thanh toán qua PayPal, Payoneer hoặc chuyển khoản ngân hàng trực tiếp. Nhưng bạn cũng có thể sử dụng một công cụ theo dõi thời gian chuyên dụng như TimeDoctor.

4. Phỏng vấn ứng viên đủ tiêu chuẩn

Sau khi đăng tin tuyển dụng trong vài ngày, bạn sẽ thấy lượng đơn xin việc đổ về rất nhiều. Việc sàng lọc ứng viên có thể là một công việc khó khăn, nhưng đây là điều bắt buộc nếu bạn muốn tìm được đúng người.

Bạn cần thu hẹp danh sách ứng viên xuống những người đáp ứng được trình độ của mình. Từ đó, bạn có thể chọn để ứng viên trải qua bài kiểm tra kỹ năng. Bài kiểm tra này sẽ lọc ra những ứng viên không có đủ kỹ năng để làm công việc đó.

Ví dụ, bạn có thể tạo một website WordPress giả và yêu cầu họ thực hiện backup toàn bộ website, khắc phục sự cố phổ biến hoặc tối ưu hóa bài đăng trên blog cho SEO. Danh sách các nhiệm vụ bạn đã thực hiện sẽ giúp bạn quyết định cách thẩm định ứng viên của mình.

Sau đó, bạn có thể chọn ra một số ứng viên có điểm cao nhất và đủ điều kiện nhất cho công việc. Bạn sẽ cần phỏng vấn những người được tuyển dụng tiềm năng đó qua Google Meet hoặc Zoom.

Đến bây giờ, bạn đã biết rằng các ứng viên có khả năng thực hiện vai trò này. Nhưng bạn cũng sẽ muốn biết liệu họ có phù hợp với văn hóa công ty của bạn hay không. Đánh giá cách họ thích làm việc theo nhóm, giải quyết các tình huống chưa biết hoặc ưu tiên các nhiệm vụ, đặc biệt là khi xử lý nhiều trách nhiệm.

5. Thuê và đưa Trợ lý ảo mới lên tàu

Nhìn chung, bạn sẽ thuê ứng viên tạo được ấn tượng tốt nhất. Đảm bảo rằng bất kỳ người mới tuyển dụng nào cũng phải ký Thỏa thuận nhà thầu độc lập. Hợp đồng này nêu rõ các điều khoản, bao gồm phạm vi công việc và điều khoản thanh toán.

Ngoài ra, tài liệu này còn nêu chi tiết về quyền sở hữu trí tuệ, một vấn đề quan trọng cần phải làm rõ, đặc biệt là khi xử lý content website, thiết kế hoặc các yếu tố sáng tạo khác.

Với phần mềm như signNow, bạn có thể tạo thỏa thuận ở định dạng PDF và mời nhân viên mới ký hợp đồng.

Nhưng trước khi VA mới của bạn bắt đầu làm việc, bạn cũng nên có quy trình hướng dẫn.

Tất cả những gì bạn phải làm là sử dụng công cụ quản lý dự án để tạo một loạt các nhiệm vụ hướng dẫn cần hoàn thành để VA bắt kịp tiến độ.

Bạn có thể sử dụng Asana để chỉ định danh sách kiểm tra các nhiệm vụ để giúp đưa trợ lý ảo mới của bạn lên tàu. Mỗi thành viên nhóm mới sẽ trải qua một loạt các mục hành động để họ làm quen với công ty của bạn và cách bạn hoạt động. Trong danh sách kiểm tra, nó sẽ phác thảo những điều như:

  • Sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty bạn
  • Truy cập vào trang đăng nhập WordPress và các công cụ khác
  • Tài liệu và đào tạo về cách thực hiện nhiệm vụ
  • Truy cập vào các công cụ giao tiếp nhóm để cộng tác (ví dụ: sử dụng Slack là cách tuyệt vời để trò chuyện riêng với VA hoặc bạn có thể tạo kênh chuyên dụng để thông báo cho toàn bộ nhóm của mình).

Bạn có thể chỉ cần thêm link đến trung tâm tài nguyên mà bạn đã tạo trước đó bằng Notion hoặc phần mềm tương tự.

Khi thêm quyền và vai trò vào WordPress và các phần mềm khác, điều quan trọng là bạn phải sử dụng trình quản lý mật khẩu như 1Password.

Phần mềm này sẽ tạo và lưu trữ mật khẩu mạnh và duy nhất cho mỗi tài khoản, giúp ngăn chặn bất kỳ ai xâm nhập vào trang WordPress của bạn.

Giải pháp thay thế: Sử dụng Dịch vụ bảo trì WP

Bạn có thể quyết định rằng mình chưa sẵn sàng để thuê VA, vì bạn chưa có đủ nhiệm vụ để giao hoặc việc này không hợp lý về mặt tài chính.

Trong trường hợp đó, bạn có thể muốn chọn dịch vụ bảo trì WordPress thay thế. Họ có thể giúp hợp lý hóa và tự động hóa tất cả các tác vụ bạn cần thực hiện để giữ cho website của bạn khỏe mạnh và cập nhật, bao gồm:

WordPress.org khuyên bạn nên thực hiện những công việc dọn dẹp này khoảng ba đến sáu tháng một lần.

Mặc dù bạn có thể thuê VA để thực hiện những nhiệm vụ này, nhưng sẽ rẻ hơn nhiều nếu bạn trả tiền cho một nhà cung cấp dịch vụ làm công việc đó thay bạn.

Chúng tôi khuyên bạn nên chọn WPBeginner Pro Services. Đội ngũ chuyên gia của WPBeginner Việt Nam cung cấp dịch vụ bảo trì WordPress tốt nhất trên thị trường. Chúng tôi xử lý các dịch vụ backup, cập nhật cốt lõi, cập nhật theme và plugin, tối ưu hóa tài sản, xóa phần mềm độc hại, giám sát thời gian hoạt động và nhiều hơn nữa.

Gói Sleep Better của WPBeginner Việt Nam, bắt đầu từ 69 đô la một tháng, cung cấp tất cả các dịch vụ thiết yếu bạn cần để chăm sóc tốt cho website của mình.

Dịch vụ bảo trì WPBeginner Pro

Nếu bạn nâng cấp gói của mình, bạn thậm chí có thể nhận được giờ phát triển theo yêu cầu mà bạn có thể sử dụng bất cứ khi nào bạn cần. Điều đó có nghĩa là bạn chỉ cần gọi điện là có thể giải quyết mọi vấn đề.

Để tìm hiểu thêm, hãy xem thông báo về Dịch vụ WPBeginner Pro của WPBeginner Việt Nam.

Một giải pháp thay thế khác là sử dụng một công ty hosting WordPress được quản lý như WP Engine, có thể xử lý hầu hết các dịch vụ bảo trì. Các nhà cung cấp dịch vụ hosting được quản lý sẽ xử lý tất cả các tác vụ quản lý server như thiết lập server, bảo mật và bảo trì.

Các câu hỏi thường gặp

Độc giả của WPBeginner Việt Nam thường hỏi WPBeginner Việt Nam về cách thuê trợ lý ảo WordPress. Sau đây là câu trả lời cho những câu hỏi phổ biến nhất:

Trợ lý ảo có giá bao nhiêu?

Giá cho trợ lý ảo có thể khác nhau nhưng nhìn chung sẽ dao động từ 5 đến 50 đô la một giờ, trong đó trợ lý ảo chuyên biệt và có trụ sở tại Hoa Kỳ sẽ có giá cao hơn trợ lý ảo tập trung vào hành chính và ở nước ngoài.

Trong khi nhiều người tính phí theo giờ, một số khác có thể tính phí theo tháng từ 500 đến 4.000 đô la cho một số giờ cố định.

Khi nào bạn nên thuê trợ lý ảo?

Với tư cách là chủ doanh nghiệp, thật khó để biết khi nào là thời điểm cần thuê trợ lý ảo. Nhưng sau đây là một số dấu hiệu cho thấy đã đến lúc bắt đầu phân công:

  • Bạn đang dành quá nhiều thời gian vào những công việc không có giá trị. Tốt nhất là bạn nên dành thời gian để gia tăng giá trị cho công ty theo cách mà chỉ bạn mới có thể làm được.
  • Bạn đang mất khách hàng vì không thể trả lời email hỗ trợ. Trải nghiệm kém của khách hàng sẽ dẫn đến danh tiếng xấu, có thể ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp bạn.
  • Bạn không giỏi sử dụng WordPress. Một VA có kỹ năng kỹ thuật có thể xử lý lỗi WordPress và thực hiện backup, đảm bảo website của bạn luôn an toàn và cập nhật.
  • Bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý content cho website WordPress của mình. Trợ lý ảo WordPress có thể giúp viết bài đăng trên blog, tạo đồ họa và lên lịch cập nhật content.

Việc thuê ngoài có thể không tự nhiên đối với những doanh nhân thích kiểm soát. Nhưng một phần của việc phát triển doanh nghiệp là tin tưởng vào người khác để công ty của bạn có thể hoạt động mà không cần bạn phải tập trung hoàn toàn.

Tuy nhiên, nếu bạn chỉ cần trợ giúp để duy trì website WordPress của mình thì dịch vụ bảo trì WordPress là giải pháp đáng tin cậy và phải chăng hơn.

Chúng tôi hy vọng bài viết này giúp bạn biết cách thuê trợ lý ảo cho trang WordPress của mình. Bạn cũng có thể muốn xem hướng dẫn của WPBeginner Việt Nam về các tác vụ bảo trì WordPress quan trọng nhất cần thực hiện thường xuyên và hướng dẫn bảo mật WordPress tối ưu.

Nếu bạn thích bài viết này, vui lòng đăng ký theo dõi WPBeginner Việt Nam Kênh Youtube cho các video hướng dẫn về WordPress. Bạn cũng có thể tìm thấy WPBeginner Việt Nam trên TwitterFacebook.

5/5 - (197 bình chọn)
Facebook
Twitter
LinkedIn
Telegram
Email
Đội Ngũ Biên Tập
WordPress

Cách nhúng luồng phát trực tiếp YouTube vào WordPress

Bạn có muốn nhúng luồng phát trực tiếp YouTube vào website WordPress của mình không? Nhúng luồng phát trực tiếp của YouTube vào website của bạn có thể tăng mức độ tương tác bằng cách cho phép người dùng tương tác với bạn và content của bạn theo thời gian

Đọc tiếp »