Email Hosting là gì? Doanh nghiệp có nên dùng Email Hosting?

Mục lục

Ngày nay, dịch vụ email hosting, còn được biết đến với tên gọi khác là dịch vụ lưu trữ email, đang nhận được sự quan tâm lớn từ các tổ chức và doanh nghiệp. Bạn có thể thắc mắc, email hosting là gì và liệu có nên áp dụng loại hình dịch vụ này hay không? Dưới đây là bài viết sẽ mang lại cho bạn tất cả thông tin cần thiết liên quan đến dịch vụ lưu trữ email này.

Email Hosting là gì?

Email Hosting là dịch vụ lưu trữ và quản lý hệ thống email trên một máy chủ riêng biệt được quản lý bởi nhà cung cấp dịch vụ. Người dùng có thể đăng ký một tên miền riêng và sử dụng email với tên miền đó, tạo ra một cách chuyên nghiệp và cá nhân hóa trong việc gửi và nhận email.

Email Hosting là gì?
Email Hosting là gì?

Ví dụ: Một công ty du lịch tên là “Du Lịch Việt” có thể sử dụng dịch vụ email hosting để tạo các địa chỉ email như lienhe@dulichviet.com, hotro@dulichviet.com. Điều này giúp khách hàng dễ dàng nhận biết và tin tưởng vào sự chuyên nghiệp và độ an toàn khi giao dịch với công ty.

Lợi ích của Email Hosting mang lại?

Lợi ích của Email Hosting mang lại:

1. Chuyên nghiệp:

  • Sử dụng địa chỉ email dạng [tên của bạn]@[tên miền của bạn] thay vì Gmail hay Yahoo Mail.
  • Nâng cao hình ảnh và sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp hoặc cá nhân.

2. Tùy chỉnh:

  • Tùy chỉnh giao diện email, logo, chữ ký và các thông tin khác theo thương hiệu của bạn.
  • Tạo ấn tượng và thể hiện sự độc đáo của bạn trong mỗi email.

3. Dung lượng lưu trữ lớn:

  • Dung lượng lưu trữ lớn hơn nhiều so với các dịch vụ email miễn phí.
  • Lưu trữ tất cả email quan trọng và không lo bị hết dung lượng.

4. Bảo mật cao:

  • Sử dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến để bảo vệ dữ liệu email khỏi virus, hacker và các mối đe dọa khác.
  • Đảm bảo an toàn cho thông tin và dữ liệu quan trọng của bạn.

5. Hỗ trợ kỹ thuật:

  • Được hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp từ nhà cung cấp dịch vụ khi sử dụng email hosting.
  • Giải quyết các vấn đề kỹ thuật nhanh chóng và hiệu quả.

6. Lợi ích khác:

  • Tăng khả năng tiếp cận email (so với email bị đánh dấu spam từ dịch vụ miễn phí).
  • Tích hợp với các công cụ khác như CRM, hệ thống quản lý dự án,…
  • Tăng hiệu quả và năng suất trong công việc.
Lợi ích của Email Hosting mang lại?
Lợi ích của Email Hosting mang lại?

Những mặt hạn chế khi sử dụng Email Hosting

Cũng như những dịch vụ khác Email Hosting cũng có những mặt hạn chế khi sử dụng Email Hosting:

1. Chi phí:

  • Email Hosting thường có chi phí cao hơn so với các dịch vụ email miễn phí.
  • Cần cân nhắc chi phí khi lựa chọn dịch vụ phù hợp với ngân sách của bạn.

2. Tính kỹ thuật:

  • Cần có kiến thức kỹ thuật để cấu hình và quản lý email hosting.
  • Nếu bạn không có kiến thức kỹ thuật, bạn có thể cần thuê chuyên gia để hỗ trợ.

3. Rủi ro bảo mật:

  • Mặc dù Email Hosting có các biện pháp bảo mật cao, nhưng vẫn có rủi ro bị hacker tấn công.
  • Cần thực hiện các biện pháp bảo mật bổ sung để đảm bảo an toàn cho dữ liệu email.

4. Khả năng bị đánh dấu spam:

  • Nếu bạn không cấu hình email hosting properly, email của bạn có thể bị đánh dấu spam.
  • Cần có kiến thức về email marketing để tránh bị đánh dấu spam.

5. Khả năng bị giới hạn:

  • Một số nhà cung cấp dịch vụ Email Hosting có thể giới hạn dung lượng lưu trữ, số lượng email gửi/nhận,…
  • Cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Email Hosting?

Doanh nghiệp nên sử dụng Email Hosting vì những lý do sau:

  • Chuyên nghiệp: Email Hosting giúp doanh nghiệp tạo địa chỉ email với tên miền riêng thay vì sử dụng Gmail hay Yahoo Mail. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác và nhà đầu tư.
  • Tăng khả năng tiếp cận: Email từ các dịch vụ miễn phí thường bị đánh dấu spam bởi các nhà cung cấp dịch vụ email khác. Email Hosting sử dụng các máy chủ chuyên nghiệp và được cấu hình tốt để đảm bảo email của doanh nghiệp được deliver đến hộp thư đến của khách hàng.
  • Bảo mật cao: Email Hosting cung cấp các tính năng bảo mật cao cấp như (Mã hóa email, Chống virus và spam, Sao lưu dữ liệu) Điều này giúp bảo vệ thông tin bí mật của doanh nghiệp khỏi các hacker và các mối đe dọa khác.
  • Quảng bá thương hiệu: Email Hosting là một kênh hiệu quả để quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng email để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, thông tin khuyến mãi,… đến khách hàng.
  • Tích hợp với các công cụ khác: Email Hosting có thể tích hợp với các công cụ khác như CRM, hệ thống quản lý dự án,….Điều này giúp doanh nghiệp quản lý email hiệu quả hơn và tăng năng suất làm việc.

Phân biệt giữa Email Hosting, Web Hosting và Email Server

Dưới đây là bảng so sánh giữa Email Hosting, Web Hosting và Email Server:

Tiêu ChíEmail HostingWeb HostingEmail Server
Định NghĩaDịch vụ cho phép bạn gửi, nhận và lưu trữ email qua một máy chủ dành riêng.Dịch vụ lưu trữ website của bạn trên máy chủ, giúp website có thể truy cập được trên Internet.Phần mềm hoặc phần cứng chạy trên máy chủ, quản lý việc gửi và nhận email.
Chức NăngQuản lý email một cách chuyên nghiệp và an toàn.Lưu trữ dữ liệu của website như mã nguồn, hình ảnh và nội dung.Xử lý yêu cầu gửi/nhận email từ và đến các địa chỉ email trong mạng lưới.
Ưu Điểm– Tăng cường bảo mật và quản lý email hiệu quả.- Địa chỉ email mang thương hiệu doanh nghiệp.– Hỗ trợ truy cập nhanh, ổn định cho website.- Cung cấp các công cụ quản lý website.– Toàn quyền kiểm soát cài đặt và quản lý.- Phù hợp với nhu cầu email lớn và phức tạp.
Nhược ĐiểmCó thể đắt đỏ hơn so với việc sử dụng email miễn phí.Cần phải có kỹ thuật để quản lý và bảo trì website.Cần có chuyên môn kỹ thuật cao và tốn kém về mặt cài đặt và bảo trì.
Đối Tượng Phù HợpDoanh nghiệp muốn có địa chỉ email chuyên nghiệp và bảo mật.Cá nhân, tổ chức muốn xây dựng website và cần không gian lưu trữ trên internet.Doanh nghiệp có yêu cầu cao về quản lý email, muốn kiểm soát hoàn toàn hệ thống email của mình.

Hướng dẫn đặt tên email theo tên miền hiệu quả

1. Đặt tên email ngắn gọn và ý nghĩa

Sử dụng tên đầy đủ hoặc tên viết tắt của bạn, tên phòng ban, hoặc chức danh. Tránh sử dụng các ký tự đặc biệt như _, -, . hoặc số. Giới hạn độ dài tên email dưới 20 ký tự.

Ví dụ:

tenduong@tenmien.com

marketing@tenmien.com

cskh@tenmien.com

2. Phân biệt rõ ràng giữa nhóm và phòng ban

Sử dụng tiền tố hoặc hậu tố để phân biệt các nhóm/phòng ban trong công ty.

Ví dụ: marketing@tenmien.com, banhang@tenmien.com, ketoan@tenmien.com.

3. Xây dựng cấu trúc thống nhất

Áp dụng cấu trúc thống nhất cho tất cả các email trong công ty.

Ví dụ: [Tên/Chức danh]@[Tên phòng ban]@[Tên miền].

4. Tránh trùng lặp với doanh nghiệp khác:

Kiểm tra xem tên email đã được sử dụng hay chưa trước khi tạo. Sử dụng các công cụ online để kiểm tra tính khả dụng của tên email.

5. Tránh sử dụng từ nhạy cảm:

Tránh sử dụng các từ nhạy cảm hoặc mang tính xúc phạm. Sử dụng các từ ngữ chuyên nghiệp và phù hợp với môi trường công việc.

Ví dụ:

  • Nên sử dụng: hotro@tenmien.com
  • Không nên sử dụng: hotgirl@tenmien.com

Các mẹo để thành công với Email Hosting

Các mẹo để thành công với Email Hosting:

1. Chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín:

  • Xác định nhu cầu sử dụng email của bạn: số lượng tài khoản, dung lượng lưu trữ, tính năng cần thiết.
  • Tham khảo các nhà cung cấp dịch vụ uy tín, có thương hiệu và hỗ trợ khách hàng tốt.
  • So sánh giá cả, tính năng và dịch vụ của các nhà cung cấp khác nhau.

2. Tạo email theo tên miền riêng:

  • Tăng tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp và thương hiệu.
  • Tạo dựng lòng tin với khách hàng và đối tác.
  • Dễ dàng quản lý và phân quyền email.

3. Sử dụng giao diện webmail thân thiện:

  • Giúp truy cập email dễ dàng mọi lúc mọi nơi.
  • Cung cấp các tính năng quản lý email hiệu quả.
  • Tích hợp với các ứng dụng khác như lịch, danh bạ.

4. Đảm bảo an toàn cho email:

  • Sử dụng mật khẩu mạnh và bảo mật cho tài khoản email.
  • Bật xác thực hai yếu tố (2FA) để tăng cường bảo mật.
  • Cẩn thận với các email lừa đảo và tệp đính kèm độc hại.

5. Sử dụng email hiệu quả:

  • Gửi email đúng mục đích và nội dung phù hợp.
  • Tránh spam email đến người nhận không mong muốn.
  • Sử dụng các công cụ marketing email để quản lý và theo dõi hiệu quả chiến dịch.

6. Sao lưu dữ liệu email thường xuyên:

  • Tránh mất mát dữ liệu do lỗi kỹ thuật hoặc hacker tấn công.
  • Sử dụng các dịch vụ sao lưu email uy tín.

7. Cập nhật kiến thức về email hosting:

  • Tham khảo các tài liệu hướng dẫn sử dụng dịch vụ.
  • Tham gia các khóa học hoặc hội thảo về email marketing.
  • Theo dõi các blog và diễn đàn về email hosting.
Các mẹo để thành công với Email Hosting
Các mẹo để thành công với Email Hosting

Với việc áp dụng các mẹo trên, bạn có thể sử dụng dịch vụ Email Hosting một cách hiệu quả để nâng cao năng suất công việc và phát triển thương hiệu.

Top 5 nhà cung cấp dịch vụ Email Hosting chất lượng nhất

việc lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ Email Hosting chất lượng là rất quan trọng cho doanh nghiệp, giúp duy trì và phát triển giao tiếp nội bộ cũng như với khách hàng một cách an toàn và hiệu quả. Dưới đây là danh sách 5 nhà cung cấp dịch vụ Email Hosting hàng đầu tại Việt Nam, được đánh giá cao về chất lượng dịch vụ, độ tin cậy và hỗ trợ khách hàng.

1. Vietnix

Vietnix được biết đến là một trong những nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web và Email Hosting uy tín tại Việt Nam. Với mạng lưới server mạnh mẽ và dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp, Vietnix đảm bảo độ ổn định cao và thời gian hoạt động (uptime) lên đến 99.9%.

Logo Vietnix
Vietnix

Dịch vụ Email Hosting của Vietnix cung cấp nhiều gói dịch vụ với dung lượng và tính năng khác nhau, phù hợp với mọi nhu cầu của doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.

Website chính thức: https://vietnix.vn/

2. Mắt Bão

Mắt Bão là một trong những cái tên lâu đời và được tin cậy trong ngành công nghệ thông tin tại Việt Nam. Dịch vụ Email Hosting của Mắt Bão nổi bật với khả năng bảo mật cao, hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác. 

Logo Mắt Bão
Mắt Bão

Hơn nữa, Mắt Bão còn cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp, giúp giải quyết các vấn đề kỹ thuật một cách kịp thời.

Website chính thức: https://www.matbao.net/

3. Nhân Hòa

Nhân Hòa được biết đến với dịch vụ cung cấp giải pháp công nghệ thông tin tổng thể cho doanh nghiệp, trong đó có dịch vụ Email Hosting. Với chính sách giá cả cạnh tranh và các gói dịch vụ linh hoạt, Nhân Hòa là lựa chọn phù hợp cho cả doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

Logo Nhân Hòa
Nhân Hòa

Điểm nổi bật của Nhân Hòa là khả năng tương thích cao với nhiều nền tảng và thiết bị, cùng với dịch vụ khách hàng thân thiện và hỗ trợ kỹ thuật 24/7.

Website chính thức: https://nhanhoa.com/

4. PA Việt Nam

PA Việt Nam là một nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web và Email Hosting với hơn 10 năm kinh nghiệm. Dịch vụ Email Hosting của PA Việt Nam cung cấp các tính năng an ninh và bảo mật tiên tiến, bao gồm chống spam và virus. 

Logo PA Việt Nam
PA Việt Nam

Giao diện quản lý thân thiện và dễ sử dụng giúp khách hàng dễ dàng quản lý tài khoản email của mình. PA Việt Nam cũng nổi tiếng với dịch vụ hỗ trợ khách hàng tận tâm và hiệu quả.

Website chính thức: https://www.pavietnam.vn/

5. Ten Ten

Ten Ten là nhà cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin toàn diện, trong đó có dịch vụ Email Hosting chất lượng cao. Ten Ten cung cấp một loạt các gói dịch vụ Email Hosting phù hợp với mọi nhu cầu doanh nghiệp, từ gói cơ bản cho đến gói cao cấp với nhiều tính năng nâng cao. 

Logo Ten Ten
Ten Ten

Điểm mạnh của Ten Ten là khả năng cung cấp dịch vụ với hiệu suất cao, đảm bảo thời gian hoạt động tối đa và bảo mật thông tin. Ngoài ra, Ten Ten cũng chú trọng vào dịch vụ hỗ trợ khách hàng, sẵn sàng giải quyết mọi thắc mắc và vấn đề kỹ thuật nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Website chính thức: https://tenten.vn/vi

Lời kết

Qua bài viết này trên Vietnix, bạn đã được giới thiệu tổng quan về email hosting là cái gì, và liệu có nên áp dụng dịch vụ email hosting hay không. Mong rằng, qua các thông tin mà MuaHosting.com chia sẻ, bạn sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn về email hosting và biết cách để tận dụng email hosting một cách hiệu quả. Đừng quên tiếp tục theo dõi MuaHosting.com để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích!

5/5 - (162 bình chọn)
Facebook
Twitter
LinkedIn
Telegram
Email
Đội Ngũ Biên Tập